Quand la provision du budget prévisionnel est-elle due ?

Selon Service Public, elle est due le premier jour de chaque trimestre, ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale, et elle est égale au quart du budget voté, sauf décision contraire.

Pourquoi un appel de fonds pour travaux en plus des provisions ?

Service Public indique que les travaux hors maintenance (ravalement, toiture, mise aux normes, amélioration, études techniques) ne sont pas dans le budget prévisionnel : ils font l'objet d'un vote spécifique et d'appels de fonds particuliers.

Expliquer un appel de fonds aux copropriétaires : prompts

Un appel de fonds reçu sans explication génère des appels au standard : « pourquoi ce montant ? », « je paie déjà mes charges », « c'est quoi ce fonds de travaux ? ». Un paragraphe clair joint à l'appel, ou une réponse type bien faite, évite une bonne partie de ces échanges. Les prompts ci-dessous rédigent ces explications à partir des chiffres de votre logiciel ; l'assistant ne calcule rien de lui-même.

Les règles à expliquer

D'après la fiche Service Public sur le budget prévisionnel (vérifiée le 04/08/2026) et celle sur le fonds de travaux (vérifiée le 09/06/2026) :

Ligne de l'appel	Ce qu'elle finance	Règle
Provision sur budget prévisionnel	Dépenses courantes : gestion, contrats d'entretien et de sécurité, petite maintenance, salaires, services collectifs	Budget voté chaque année pour 12 mois ; provision égale au quart du budget, due le 1er jour de chaque trimestre, sauf décision contraire de l'assemblée
Appel pour travaux	Travaux hors maintenance votés en assemblée : ravalement, toiture, mise aux normes, amélioration, études	Vote spécifique et appels de fonds particuliers, aux dates fixées par l'assemblée
Cotisation au fonds de travaux	Travaux futurs (plan pluriannuel, travaux urgents, etc.)	Répartie selon la quote-part de charges communes, avec les mêmes périodicités et dates d'exigibilité que le budget prévisionnel

Si le budget n'a pas été voté à temps, la fiche précise qu'avec l'autorisation de l'assemblée, le syndic peut lancer deux appels successifs, chacun égal à un quart du budget précédent.

Prompt 1 : le paragraphe explicatif joint à l'appel

Tu es gestionnaire de copropriété. Rédige un encadré explicatif à joindre à l'appel de fonds du [trimestre / date] pour tous les copropriétaires.

Lignes de l'appel, avec le montant total pour la copropriété :
- provision sur budget prévisionnel : budget voté le [JJ/MM/AAAA] pour [montant] €, provision trimestrielle [montant] € ;
- appel travaux : [nature des travaux], votés le [JJ/MM/AAAA], échéance [n° x sur y] de [montant] € ;
- fonds de travaux : cotisation votée à [x] % du budget, soit [montant] € ce trimestre.
Clé de répartition de chaque ligne : [charges générales / spéciales bâtiment A / ascenseur…].

L'encadré : une phrase d'introduction, puis une ligne par poste qui dit à quoi sert l'argent et quand il a été voté, puis comment lire sa part individuelle (tantièmes × montant ÷ total), puis le moyen de poser une question.
150 mots au plus, langage simple, sans jargon comptable. Ne modifie aucun montant.

À vérifier : que chaque date de vote correspond au procès-verbal et que le texte n'annonce pas une échéance ou un nombre d'appels différent de ce que l'assemblée a décidé.

Prompt 2 : répondre à un copropriétaire qui conteste son montant

Un copropriétaire conteste le montant de son appel de fonds. Son message (anonymisé) : « [message] ».
Éléments de son compte (sans nom ni numéro de compte) : quote-part [x tantièmes sur y] pour les charges générales, [x sur y] pour l'ascenseur ; provision trimestrielle [montant] € ; appel travaux [montant] € ; cotisation fonds de travaux [montant] €.
Rédige une réponse qui :
1. reprend sa question en une phrase ;
2. détaille le calcul de chaque ligne (tantièmes, montant total, résultat) ;
3. indique les dates des décisions d'assemblée concernées ;
4. propose de vérifier avec lui s'il voit encore un écart.
180 mots au plus, ton courtois. Montre les calculs, mais ne les invente pas : si un chiffre manque, demande-le-moi.

À vérifier : refaites chaque multiplication. Un assistant présente un calcul avec assurance même quand une décimale a glissé.

Prompt 3 : expliquer la régularisation annuelle

Rédige une note pour expliquer aux copropriétaires la régularisation des charges de l'exercice du [JJ/MM/AAAA] au [JJ/MM/AAAA].
Données : budget voté [montant] € ; dépenses réelles approuvées [montant] € ; écart [montant] € ; principales causes de l'écart : [liste].
Explique ce qu'est une provision (une somme versée d'avance en attendant le règlement global), pourquoi il y a un écart, et comment il apparaît sur le prochain appel (remboursement ou complément).
200 mots au plus, avec un exemple chiffré pour un lot de [x] tantièmes sur [y].

Les comptes individuels n'entrent pas dans l'assistant

L'explication générale se rédige sans aucune donnée individuelle. Pour une réponse à un copropriétaire, donnez ses tantièmes et ses montants, jamais son nom, son adresse, son numéro de compte ni l'historique de ses retards de paiement. La fiche de la CNIL et de France Num sur les solutions d'IA générative (novembre 2024) demande de faire particulièrement attention aux informations financières introduites dans l'outil ; la situation de paiement d'un copropriétaire en fait partie.

Pour expliquer la ligne « fonds de travaux » plus en détail, voir expliquer le fonds de travaux.