Dans quel délai notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants ?

Service Public indique que le syndic notifie les décisions dans un délai de 1 mois après l'assemblée, en principe par voie électronique, et que la notification doit indiquer le délai de contestation de 2 mois.

Qui signe le procès-verbal ?

Le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs, à la fin de l'assemblée ou au plus tard dans les 8 jours, selon Service Public.

Procès-verbal d'AG de copropriété : prompts et contrôle

Le procès-verbal fixe ce que l'assemblée a décidé : c'est lui qui rend les décisions exécutoires, et c'est lui qu'on lit en cas de contestation. Il se rédige vite, parfois en séance, à partir de notes prises pendant les débats. Un assistant d'IA peut transformer ces notes en procès-verbal propre et structuré, à condition de ne rien interpréter : les votes et les noms des opposants doivent être exactement ceux de la séance.

Ce que le procès-verbal doit contenir

D'après la fiche Service Public sur le compte rendu de l'assemblée (vérifiée le 18/02/2026) :

Contenu	Détail
Chaque question de l'ordre du jour	Son intitulé et, en dessous, le résultat du vote
Opposants et abstentionnistes	Leurs noms et leur nombre de voix, ainsi que ceux assimilés à des défaillants (vote par correspondance)
Éléments de séance	Distribution des pouvoirs en blanc, réserves sur la régularité des décisions, incidents techniques empêchant un vote à distance, demandes de conserver la voie postale
Feuille de présence	Annexée au procès-verbal
Signatures	Président de séance, secrétaire, scrutateurs, en fin d'assemblée ou au plus tard dans les 8 jours

La fiche sur le déroulement (vérifiée le 16/03/2026) précise que le président de séance est choisi parmi les copropriétaires présents, que le secrétaire est en général le syndic, et que ces désignations se font à la majorité simple.

Prompt 1 : des notes de séance au procès-verbal

Tu es secrétaire de séance d'une assemblée générale de copropriété. Mets en forme le procès-verbal à partir de mes notes. Tu ne modifies aucun résultat de vote.

Informations générales : AG [ordinaire / extraordinaire] du [JJ/MM/AAAA], à [lieu], ouverte à [HH h MM]. Total des voix du syndicat : [nombre]. Présents, représentés et votants par correspondance : [nombre de copropriétaires, nombre de voix].
Bureau : président [copropriétaire du lot X], secrétaire [syndic], scrutateurs [lots Y, Z].
Notes par résolution (copropriétaires désignés par leur numéro de lot) :
- Résolution 1, [intitulé exact de l'ordre du jour] : pour [voix], contre [voix : lots …], abstention [voix : lots …], résultat [adoptée / rejetée], majorité appliquée [article].
- Résolution 2 : […]
Réserves et incidents : [texte exact ou « aucun »].

Rédige :
1. l'en-tête et la composition du bureau ;
2. pour chaque résolution : intitulé, texte de la décision tel qu'il figurait dans le projet de résolution [coller les projets], résultat du vote avec les voix, liste des opposants et abstentionnistes par lot ;
3. la clôture à [heure].
Si une addition de voix ne tombe pas juste, signale-le au lieu de corriger. Si une note est incomplète, écris [À COMPLÉTER].

À vérifier : additionnez vous-même les voix de chaque résolution et comparez au total des présents et représentés ; vérifiez que l'intitulé de chaque résolution est identique à celui de l'ordre du jour ; remplacez les numéros de lot par les noms dans votre logiciel, pas dans l'assistant.

Prompt 2 : la lettre de notification

Rédige la lettre qui accompagne la notification du procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants de l'assemblée générale du [JJ/MM/AAAA].
Elle doit :
- indiquer la date de l'assemblée et l'objet de l'envoi ;
- reproduire, sans la reformuler, la mention suivante sur le délai de contestation : [coller la mention de l'article 42 de la loi du 10/07/1965 telle que vous l'utilisez dans vos modèles validés] ;
- préciser que seul le procès-verbal est joint, sans ses annexes, et comment obtenir celles-ci ;
- rester neutre : aucune appréciation sur les votes.
150 mots au plus.

Service Public indique que les opposants et défaillants disposent de 2 mois à compter de la notification pour agir devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble, avec un avocat obligatoire, et que la notification doit indiquer ce délai. Faites reprendre votre mention validée, mot pour mot, plutôt que de la faire écrire.

Prompt 3 : l'information des occupants

À partir du procès-verbal ci-dessous, rédige la note d'information destinée aux occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) sur les décisions qui ont des conséquences sur leurs conditions d'occupation ou sur leurs charges.
Retiens seulement ces décisions, explique chacune en 2 lignes simples, avec les dates utiles.
Aucune donnée personnelle : ni nom, ni numéro de lot, ni sens du vote de quiconque.
Format : affiche d'une page.

[coller le procès-verbal, noms retirés]

Service Public prévoit cette information dans un délai de 3 mois après l'assemblée, affichée dans les parties communes pendant 1 mois ou, à défaut d'espace d'affichage, déposée dans les boîtes aux lettres, avec anonymisation des données personnelles.

Des numéros de lot plutôt que des noms

Le procès-verbal final contient des noms : c'est la règle. Mais l'assistant n'en a pas besoin pour le mettre en forme. La CNIL (page « IA : comment être en conformité avec le RGPD ? », 05/04/2022) note que les grands modèles de langage tendent à mémoriser des éléments comme les noms et adresses. Travaillez avec les numéros de lot ; le tableau de correspondance lots-copropriétaires reste dans votre logiciel de gestion.

Une résolution rejetée à l'article 25 avec au moins un tiers des voix peut appeler un second vote dans la même séance : voir le second vote après l'article 25.