Quel est le délai de convocation d'une AG de copropriété ?

Service Public indique au moins 21 jours calendaires avant la réunion, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété, et conseille d'envoyer la convocation environ un mois avant.

Un copropriétaire peut-il faire ajouter une question à l'ordre du jour ?

Oui, par lettre recommandée avec avis de réception au syndic. Si elle arrive avant l'envoi de la convocation, le syndic doit l'inscrire ; sinon, elle est reportée à l'assemblée suivante.

Convocation d'assemblée générale de copropriété : prompts

La convocation d'assemblée générale est le document où une erreur coûte le plus cher : un délai manqué ou une pièce oubliée peut faire annuler l'assemblée. Un assistant d'IA ne connaît ni votre règlement de copropriété ni vos contrats ; il est en revanche très utile pour mettre en forme un ordre du jour clair et vérifier qu'aucune pièce ne manque. Les prompts ci-dessous partent de vos éléments et d'une liste de contrôle tirée de Service Public.

Les règles que la convocation doit respecter

D'après la fiche Service Public sur la convocation (vérifiée le 18/02/2026) :

Point	Règle
Délai	Au moins 21 jours calendaires avant la réunion, sauf délai plus long prévu par le règlement ; un retard même d'un jour peut entraîner la nullité si un copropriétaire saisit le tribunal
Point de départ	Lendemain de l'envoi du courriel annonçant la lettre recommandée électronique, lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, ou date d'émargement
Forme	Par principe, voie électronique (lettre recommandée électronique ou procédé sécurisé) ; lettre recommandée avec avis de réception pour qui a demandé la voie postale ; ou remise contre émargement
Contenu	Lieu, date, heure ; ordre du jour avec une question par vote ; modalités de consultation des pièces justificatives des charges ; formulaire de vote par correspondance
Pièces jointes	Documents nécessaires à la validité des décisions (état financier, projet de budget, contrat de syndic…), devis, projets de résolution, descriptif des travaux sur les parties communes ou l'aspect extérieur

La fiche sur le conseil syndical (vérifiée le 25/09/2026) ajoute que le syndic consulte le conseil syndical avant d'établir l'ordre du jour, et que le conseil joint chaque année son rapport d'activité à la convocation.

Prompt 1 : construire l'ordre du jour

Tu es gestionnaire de copropriété. Aide-moi à construire l'ordre du jour de l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] de la copropriété [nom générique ou adresse partielle], prévue le [JJ/MM/AAAA].

Sujets à traiter (en vrac) :
- [approbation des comptes de l'exercice JJ/MM/AAAA – JJ/MM/AAAA]
- [quitus éventuel, budget prévisionnel de l'exercice suivant]
- [désignation du syndic, élection du conseil syndical]
- [travaux : ravalement, toiture…]
- [cotisation au fonds de travaux]
- [questions demandées par des copropriétaires par lettre recommandée, reçues avant l'envoi]
Majorités indiquées par mon service juridique ou mon logiciel : [une majorité par sujet].

Produis :
1. l'ordre du jour numéroté, une question par vote, dans un ordre logique (bureau de séance d'abord, comptes avant budget, travaux avant financement) ;
2. pour chaque question, la majorité que je t'ai indiquée, sans la modifier ;
3. la liste des pièces à joindre pour chaque question.
Si une question regroupe deux décisions, sépare-les et signale-le. Si une majorité manque, écris [MAJORITÉ À CONFIRMER].

À vérifier : chaque majorité, sur la base de votre règlement et des textes ; l'assistant n'a pas à la choisir. Vérifiez aussi que les questions des copropriétaires reçues avant l'envoi sont bien inscrites.

Prompt 2 : rédiger la lettre de convocation

Rédige la lettre de convocation à l'assemblée générale à partir de l'ordre du jour validé ci-dessous.
Lieu : [adresse de la salle]. Date et heure : [JJ/MM/AAAA à HH h MM]. Participation à distance : [oui, moyens votés : … / non].
Modalités de consultation des pièces justificatives des charges : [lieu, jours et horaires — au moins un jour ouvré].
Pièces jointes : [liste].
La lettre comprend : l'objet, la date et le lieu, l'ordre du jour, la liste des pièces jointes, l'existence du formulaire de vote par correspondance et la date limite de retour (3 jours francs avant la réunion), la façon de donner un pouvoir.
Ton administratif mais lisible, vouvoiement, sans formule juridique inventée.

[coller l'ordre du jour validé]

Prompt 3 : la liste de contrôle avant envoi

Voici ma convocation et la liste des pièces jointes. Compare-les à la liste de contrôle ci-dessous et dis-moi, point par point, ce qui est présent, absent ou à vérifier.
Liste de contrôle : lieu/date/heure ; une question par vote ; modalités de consultation des justificatifs de charges ; formulaire de vote par correspondance ; projet de résolution pour chaque question qui l'exige ; devis pour chaque travaux ; descriptif des travaux sur parties communes ; état financier et projet de budget si à l'ordre du jour ; rapport du conseil syndical.
Date d'envoi prévue : [date]. Date de l'AG : [date]. Calcule le nombre de jours calendaires entre le lendemain de l'envoi et l'AG, et signale si c'est moins de 21.

[coller la convocation]

À vérifier : refaites le calcul du délai vous-même, en partant du bon point de départ (première présentation d'une lettre recommandée, par exemple), qui peut être plus tardif que la date d'envoi.

Pouvoirs et vote à distance : les phrases à préparer

La fiche Service Public sur le déroulement de l'AG (vérifiée le 16/03/2026) précise qu'un mandataire ne peut en principe détenir plus de 3 délégations de vote, sauf si le total de ses voix ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat, et que le syndic ne peut pas recevoir de mandat. Le formulaire de vote par correspondance doit parvenir au syndic au plus tard 3 jours francs avant la réunion, tout comme la demande de participation à distance. Demandez à l'assistant d'insérer ces points dans la notice jointe, en les reprenant tels quels.

La liste des destinataires reste hors de l'assistant

Pour rédiger une convocation, l'assistant n'a besoin d'aucun nom de copropriétaire, d'aucun tantième individuel ni d'aucune adresse. La fiche de la CNIL et de France Num sur les solutions d'IA générative (novembre 2024) demande de faire attention aux données qui permettraient d'identifier des personnes ou qui touchent aux finances : la liste des copropriétaires et leurs quotes-parts relèvent des deux. Le publipostage se fait dans votre logiciel de gestion.

Une fois l'ordre du jour arrêté, chaque question appelle un texte précis : voir rédiger un projet de résolution.