Réunion avec le conseil syndical : ordre du jour et suivi

La réunion entre le syndic et le conseil syndical prépare l'essentiel de l'année : l'ordre du jour de l'assemblée, les contrats à renouveler, les travaux à proposer, le contrôle des comptes. Bien préparée, elle dure une heure et débouche sur des décisions ; mal préparée, elle tourne en liste de griefs. Les prompts ci-dessous préparent l'ordre du jour, le dossier et le compte rendu.

Le cadre, d'après Service Public

La fiche « Conseil syndical de copropriété » (vérifiée le 25/09/2026) précise :

• le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion : comptes, répartition des dépenses, conclusion et exécution des contrats, budget prévisionnel ;
• le syndic le consulte avant d'établir l'ordre du jour de l'assemblée, avant des travaux urgents, et avant de conclure les contrats dont le montant dépasse un seuil voté par l'assemblée ;
• tous ses membres peuvent consulter les documents de gestion et en obtenir copie gratuitement ; un retard de plus d'un mois dans la transmission entraîne une retenue de 15 € par jour sur la rémunération annuelle du syndic ;
• le président prépare et convoque les réunions du conseil ; le conseil rend compte chaque année à l'assemblée par un rapport d'activité joint à la convocation ;
• avant la désignation ou le renouvellement du syndic, le conseil met en concurrence plusieurs projets de contrat, sauf dispense votée par l'assemblée.

Prompt 1 : l'ordre du jour de la réunion avant l'AG

Tu es gestionnaire de copropriété. Prépare l'ordre du jour de ma réunion avec le conseil syndical de la copropriété [désignation générique], prévue le [JJ/MM/AAAA], avant l'assemblée générale du [JJ/MM/AAAA].

Sujets à traiter :
- projet d'ordre du jour de l'AG : [liste provisoire] ;
- comptes de l'exercice : [état d'avancement, points à expliquer] ;
- budget prévisionnel proposé : [montant, principales variations] ;
- contrats arrivant à échéance : [contrats] ;
- travaux à proposer : [travaux, devis reçus] ;
- questions du conseil reçues par écrit : [liste].
Durée disponible : [x] minutes.

Produis un ordre du jour minuté, avec pour chaque point : l'objectif (informer / recueillir l'avis / décider de proposer en AG), les documents à envoyer au conseil avant la réunion, et la personne qui présente.
Mets les points qui conditionnent l'ordre du jour de l'AG en premier.

À vérifier : que tous les documents listés sont prêts et envoyés assez tôt pour être lus. Un conseil syndical qui découvre les comptes en séance ne peut pas donner un avis utile.

Prompt 2 : la note de synthèse d'un contrat à renouveler

Rédige une note d'une demi-page pour le conseil syndical sur le contrat [d'entretien des espaces verts / d'ascenseur / de ménage] qui arrive à échéance le [JJ/MM/AAAA].
Éléments : prestataire actuel [désignation], montant annuel [montant] €, prestations prévues [liste], incidents de l'année [liste factuelle], offres concurrentes reçues [nombre, montants, différences de prestations].
Structure : situation actuelle, ce qui fonctionne, ce qui pose problème, options (renouveler, renégocier, changer), ce que je propose et pourquoi.
Aucune appréciation sur des personnes. Si une offre ne détaille pas ses prestations, signale-le.

Prompt 3 : le compte rendu de la réunion

À partir de mes notes ci-dessous, rédige le compte rendu de la réunion avec le conseil syndical du [JJ/MM/AAAA].
Structure : présents (fonctions, pas de noms dans ce prompt) ; pour chaque point de l'ordre du jour : ce qui a été présenté, l'avis du conseil, la suite décidée, qui fait quoi et pour quand.
Termine par un tableau des actions : action, responsable, échéance.
Distingue clairement les avis du conseil et les décisions qui relèvent de l'assemblée générale. 400 mots au plus.

[coller les notes]

À vérifier : qu'aucun avis du conseil n'est présenté comme une décision. Le conseil syndical assiste et contrôle ; sauf délégation votée par l'assemblée, il ne décide pas à la place de celle-ci.

Prompt 4 : répondre à une demande de documents

Le conseil syndical demande, par message du [JJ/MM/AAAA], les documents suivants : [liste].
Rédige une réponse qui accuse réception, indique pour chaque document s'il est disponible sur l'espace en ligne de la copropriété ou envoyé en pièce jointe, et donne une date de transmission pour ceux qui restent, avant le [date — moins d'un mois après la demande].
80 mots au plus, ton cordial.

Des fonctions, pas des personnes

Pour préparer une réunion ou rédiger un compte rendu, l'assistant n'a besoin que des fonctions : « le président du conseil », « un membre », « le gestionnaire ». La CNIL (page « IA : comment être en conformité avec le RGPD ? », 05/04/2022) rappelle le principe de minimisation : les données traitées doivent être limitées à ce qui est nécessaire à l'objectif. Les noms, les échanges tendus entre membres ou les situations personnelles évoquées en réunion n'ont pas leur place dans le prompt.

Une fois l'ordre du jour de l'assemblée arrêté avec le conseil, voir la convocation d'assemblée générale.